Allgemeine Geschäftsbedingungen

§1 Geltungsbereich

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB“) gelten für alle Verträge zwischen der KITech Software UG (haftungsbeschränkt), Deutschland (nachfolgend „Anbieter“), und dem Kunden (nachfolgend „Kunde“) über die Nutzung der SaaS-Plattform „KlarGehalt“ (nachfolgend „Plattform“), erreichbar unter klargehalt.de und app.klargehalt.de.

(2) Die Plattform richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von §14 BGB (B2B). Die Nutzung durch Verbraucher im Sinne von §13 BGB ist ausgeschlossen.

(3) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Geschäftsbedingungen des Kunden werden nur dann Vertragsbestandteil, wenn der Anbieter ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt hat.

(4) Maßgeblich ist die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültige Fassung dieser AGB.

§2 Vertragsgegenstand

(1) Gegenstand des Vertrags ist die Bereitstellung der webbasierten SaaS-Plattform „KlarGehalt“ zur Unterstützung des Kunden bei der Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie 2023/970. Die Plattform ermöglicht insbesondere:

• Verwaltung von Gehaltsstrukturen, Gehaltsbändern und Jobprofilen
• Analyse des geschlechtsspezifischen Entgeltgefälles (Gender Pay Gap)
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC) für Mitarbeitende, HR-Manager und Administratoren
• Audit-Trail zur Nachverfolgung aller relevanten Aktionen
• Datenexport für Berichtspflichten gemäß der EU-Richtlinie
• KI-gestützte Analyse und Erklärungen von Entgeltunterschieden

(2) Der Anbieter stellt die Plattform als Software-as-a-Service (SaaS) über das Internet bereit. Die Plattform wird auf Servern in der Europäischen Union (Frankfurt am Main, Deutschland) gehostet.

(3) Der Anbieter schuldet die Bereitstellung der Plattform in ihrer jeweils aktuellen Version. Ein Anspruch des Kunden auf Aufrechterhaltung eines bestimmten Funktionsumfangs besteht nicht, sofern der wesentliche Vertragsgegenstand gewahrt bleibt.

§3 Registrierung und Konto

(1) Die Nutzung der Plattform setzt eine Registrierung voraus. Bei der Registrierung wird eine Organisation (Mandant) angelegt, die als technische und datenseitige Trennungseinheit dient.

(2) Der Kunde ist verpflichtet, bei der Registrierung wahrheitsgemäße und vollständige Angaben zu machen und diese bei Änderungen unverzüglich zu aktualisieren.

(3) Der Kunde ist für die Sicherheit seiner Zugangsdaten verantwortlich. Er hat sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugang zu seinem Konto erhalten. Der Anbieter empfiehlt dringend die Aktivierung der Zwei-Faktor-Authentifizierung.

(4) Der Kunde benennt mindestens einen Administrator, der für die Verwaltung der Benutzerkonten und Rollenzuweisungen innerhalb seiner Organisation verantwortlich ist.

(5) Der Anbieter ist berechtigt, den Zugang zum Konto vorübergehend zu sperren, wenn ein begründeter Verdacht auf missbräuchliche Nutzung oder eine Verletzung dieser AGB besteht. Der Kunde wird hierüber unverzüglich informiert.

§4 Leistungsbeschreibung

(1) Die Plattform wird in folgenden Tarifen angeboten:

a) Basis-Tarif

• Verwaltung von bis zu 50 Mitarbeitenden
• Grundlegende Gehaltsstruktur-Verwaltung
• Gender-Pay-Gap-Basisanalyse
• 3 Benutzerkonten (1 Admin, 2 HR-Manager)
• E-Mail-Support

b) Professional-Tarif

• Verwaltung von bis zu 500 Mitarbeitenden
• Erweiterte Gehaltsstruktur-Verwaltung mit Gehaltsbändern
• Detaillierte Gender-Pay-Gap-Analyse mit KI-gestützten Erklärungen
• Unbegrenzte Benutzerkonten mit vollständigem Rollenmodell
• Audit-Trail und Compliance-Berichte
• Datenexport (CSV, PDF)
• Prioritäts-Support (E-Mail und Video-Call)

c) Enterprise-Tarif

• Unbegrenzte Mitarbeitende
• Alle Funktionen des Professional-Tarifs
• SSO-Integration (SAML, OIDC)
• Dedizierter Account-Manager
• Individuelles Onboarding und Schulung
• Benutzerdefinierte Integrationen (API-Zugang)
• Service Level Agreement (SLA) mit garantierter Verfügbarkeit
• Individuelle Vertragsgestaltung

(2) Der genaue Funktionsumfang des jeweiligen Tarifs ergibt sich aus der aktuellen Leistungsbeschreibung auf der Website des Anbieters unter klargehalt.de/preise.

(3) Der Anbieter ist berechtigt, die Plattform weiterzuentwickeln und den Funktionsumfang zu erweitern. Eine Reduzierung wesentlicher Funktionen innerhalb eines gebuchten Tarifs während der laufenden Vertragslaufzeit erfolgt nicht ohne vorherige Zustimmung des Kunden.

§5 Testphase

(1) Der Anbieter gewährt dem Kunden eine kostenlose Testphase von 14 Kalendertagen ab Registrierung (nachfolgend „Trial“). Während der Testphase stehen dem Kunden die Funktionen des Professional-Tarifs zur Verfügung.

(2) Die Testphase endet automatisch nach Ablauf der 14 Tage. Es erfolgt keine automatische Umwandlung in ein kostenpflichtiges Abonnement. Der Kunde muss aktiv einen Tarif wählen und die Zahlungsdaten hinterlegen, um die Plattform weiterhin nutzen zu können.

(3) Wählt der Kunde nach Ablauf der Testphase keinen kostenpflichtigen Tarif, wird der Zugang zur Plattform gesperrt. Die eingegebenen Daten werden für weitere 90 Kalendertage gespeichert und können bei Abschluss eines kostenpflichtigen Tarifs wiederhergestellt werden. Nach Ablauf der 90 Tage werden die Daten unwiderruflich gelöscht.

(4) Die Testphase kann pro Organisation nur einmal in Anspruch genommen werden.

§6 Preise und Zahlung

(1) Die monatlichen Preise für die einzelnen Tarife betragen:

• Basis-Tarif: 99,00 EUR pro Monat
• Professional-Tarif: 299,00 EUR pro Monat
• Enterprise-Tarif: Individuelles Angebot auf Anfrage

(2) Alle genannten Preise verstehen sich als Nettopreise zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer (derzeit 19 % MwSt.).

(3) Bei jährlicher Zahlungsweise gewährt der Anbieter einen Rabatt, dessen Höhe der aktuellen Preisliste auf klargehalt.de/preise zu entnehmen ist.

(4) Die Zahlungsabwicklung erfolgt über den Zahlungsdienstleister Stripe, Inc. (nachfolgend „Stripe“). Der Kunde erklärt sich mit den Nutzungsbedingungen von Stripe einverstanden. Akzeptierte Zahlungsmethoden sind Kreditkarte und SEPA-Lastschrift.

(5) Die Abrechnung erfolgt im Voraus zu Beginn jeder Abrechnungsperiode (monatlich oder jährlich). Bei monatlicher Zahlungsweise ist der Betrag jeweils zum Monatsersten fällig, bei jährlicher Zahlungsweise zum Jahrestag des Vertragsbeginns.

(6) Gerät der Kunde mit der Zahlung in Verzug, ist der Anbieter berechtigt, den Zugang zur Plattform nach vorheriger Mahnung und Ablauf einer angemessenen Nachfrist (mindestens 14 Tage) vorübergehend zu sperren. Die Pflicht zur Zahlung der vereinbarten Vergütung bleibt hiervon unberührt.

(7) Der Anbieter ist berechtigt, die Preise mit einer Ankündigungsfrist von 30 Tagen zum Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit anzupassen. Der Kunde hat in diesem Fall ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Preisanpassung.

§7 Vertragslaufzeit und Kündigung

(1) Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen und kann je nach gewähltem Abrechnungsintervall wie folgt gekündigt werden:

• Monatliche Abrechnung: Kündigung jederzeit zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats möglich.
• Jährliche Abrechnung: Kündigung mit einer Frist von 30 Tagen zum Ende der laufenden Vertragsjahresperiode möglich.

(2) Die Kündigung kann über die Kontoeinstellungen in der Plattform, per E-Mail an support@klargehalt.de oder in Textform erfolgen.

(3) Das Recht zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für beide Vertragsparteien unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere vor, wenn der Kunde:

• gegen wesentliche Bestimmungen dieser AGB verstößt und den Verstoß trotz Abmahnung nicht innerhalb einer angemessenen Frist abstellt,
• mit der Zahlung von mehr als zwei Monatsbeträgen in Verzug ist,
• die Plattform in einer Weise nutzt, die den Betrieb für andere Kunden beeinträchtigt.

(4) Nach Beendigung des Vertrags hat der Kunde die Möglichkeit, seine Daten innerhalb von 30 Tagen zu exportieren (vgl. §13). Nach Ablauf von 90 Tagen nach Vertragsende werden alle Kundendaten unwiderruflich gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

(5) Bereits gezahlte Beträge für die laufende Abrechnungsperiode werden bei ordentlicher Kündigung nicht erstattet. Bei jährlicher Abrechnung wird der anteilige Betrag für nicht genutzte volle Monate nur bei außerordentlicher Kündigung durch den Kunden aus einem vom Anbieter zu vertretenden wichtigen Grund erstattet.

§8 Nutzungsrechte und -pflichten

(1) Der Anbieter räumt dem Kunden für die Dauer des Vertrags ein nicht-exklusives, nicht übertragbares, nicht unterlizenzierbares Recht ein, die Plattform im Rahmen dieser AGB bestimmungsgemäß zu nutzen.

(2) Der Kunde darf die Plattform ausschließlich für seine eigene betriebliche Entgelttransparenz-Compliance nutzen. Eine Nutzung zugunsten Dritter, eine Weiterveräußerung oder ein Weitervertrieb der Plattform oder ihrer Funktionen ist untersagt.

(3) Der Kunde verpflichtet sich insbesondere:

• die Plattform nicht für rechtswidrige Zwecke zu nutzen,
• keine Maßnahmen zu ergreifen, die die Sicherheit, Integrität oder Verfügbarkeit der Plattform gefährden,
• keine automatisierten Zugriffe (Scraping, Bots) auf die Plattform durchzuführen, sofern nicht ausdrücklich über die bereitgestellte API gestattet,
• keine Reverse-Engineering-, Dekompilierungs- oder Disassemblierungsversuche der Plattform vorzunehmen,
• die in der Plattform eingegebenen Daten in seiner Verantwortung auf Richtigkeit zu prüfen.

(4) Der Kunde ist allein verantwortlich für die Rechtmäßigkeit der von ihm in die Plattform eingegebenen Daten, insbesondere im Hinblick auf datenschutzrechtliche Anforderungen gegenüber seinen Mitarbeitenden.

(5) Alle Rechte an der Plattform, einschließlich des Quellcodes, der Algorithmen, der Datenmodelle und des Designs, verbleiben beim Anbieter. Der Kunde erwirbt durch diesen Vertrag keinerlei geistige Eigentumsrechte an der Plattform.

§9 Datenschutz

(1) Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Die Einzelheiten der Datenverarbeitung ergeben sich aus der Datenschutzerklärung.

(2) Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO (nachfolgend „AV-Vertrag“). Der AV-Vertrag wird dem Kunden bei Vertragsschluss bereitgestellt und ist Bestandteil dieses Vertrags.

(3) Der Kunde bleibt im Verhältnis zu seinen Mitarbeitenden Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die in die Plattform eingegebenen personenbezogenen Daten (insbesondere Gehaltsdaten). Der Kunde stellt sicher, dass er über die erforderlichen Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung verfügt.

(4) Der Anbieter setzt ausschließlich Unterauftragsverarbeiter ein, die ihren Sitz in der Europäischen Union haben oder bei denen ein angemessenes Datenschutzniveau durch geeignete Garantien (insbesondere Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) sichergestellt ist.

§10 Verfügbarkeit und SLA

(1) Der Anbieter ist bemüht, eine Verfügbarkeit der Plattform von 99,5 % im Jahresmittel zu gewährleisten. Die Verfügbarkeit berechnet sich auf Basis der Gesamtstunden eines Kalenderjahres abzüglich geplanter Wartungszeiten.

(2) Geplante Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit außerhalb der üblichen Geschäftszeiten (Montag bis Freitag, 8:00 bis 18:00 Uhr MEZ) durchgeführt und mindestens 48 Stunden im Voraus angekündigt.

(3) Die Verfügbarkeitsgarantie umfasst nicht:

• Ausfälle, die auf höhere Gewalt, Netzwerkstörungen des Internets oder sonstigen Umständen außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters beruhen,
• Ausfälle, die durch den Kunden oder seine Nutzer verursacht werden,
• geplante Wartungsarbeiten gemäß Abs. 2.

(4) Für Kunden des Enterprise-Tarifs kann ein individuelles Service Level Agreement (SLA) mit erweiterten Verfügbarkeitsgarantien und definierten Reaktionszeiten vereinbart werden.

(5) Der Anbieter führt regelmäßige Datensicherungen durch. Eine Garantie für die Wiederherstellung einzelner Datensätze wird hierdurch nicht begründet. Der Kunde wird angehalten, regelmäßig eigene Sicherungskopien seiner Daten über die Exportfunktion der Plattform anzufertigen.

§11 Haftung und Gewährleistung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden, die auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung des Anbieters, seiner gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen beruhen.

(2) Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten). In diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.

(3) Die Haftung des Anbieters für leichte Fahrlässigkeit ist der Höhe nach begrenzt auf den Gesamtbetrag der vom Kunden in den letzten 12 Monaten vor dem schadensauslösenden Ereignis gezahlten Vergütung, maximal jedoch auf 50.000 EUR.

(4) Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten nicht für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, für Ansprüche nach dem Produkthaftungsgesetz sowie für Schäden, die auf einer Verletzung einer Garantie beruhen.

(5) Die Plattform stellt ein technisches Werkzeug zur Unterstützung der Entgelttransparenz-Compliance dar. Die von der Plattform generierten Analysen und Berichte stellen keine Rechtsberatung dar. Der Anbieter haftet nicht für die Richtigkeit der vom Kunden eingegebenen Daten oder für die auf Basis dieser Daten generierten Ergebnisse.

(6) Der Anbieter haftet nicht für die Erfüllung der Compliance-Pflichten des Kunden. Die Verantwortung für die Einhaltung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie 2023/970 und der entsprechenden nationalen Umsetzungsgesetze verbleibt beim Kunden.

(7) KI-gestützte Erklärungen und Analysen werden unter Einsatz von Sprachmodellen generiert und können fehlerhaft oder unvollständig sein. Der Kunde ist verpflichtet, diese Ergebnisse eigenständig zu prüfen, bevor er darauf basierende Entscheidungen trifft.

§12 Vertraulichkeit

(1) Beide Vertragsparteien verpflichten sich, alle im Rahmen der Vertragsbeziehung erlangten vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei streng vertraulich zu behandeln und ausschließlich für die Zwecke dieses Vertrags zu verwenden.

(2) Als vertraulich gelten insbesondere:

• Gehaltsdaten und Vergütungsstrukturen des Kunden,
• personenbezogene Daten der Mitarbeitenden des Kunden,
• Gender-Pay-Gap-Analysen und Compliance-Berichte,
• technische Informationen über die Plattform des Anbieters.

(3) Die Vertraulichkeitsverpflichtung gilt nicht für Informationen, die:

• öffentlich bekannt sind oder werden, ohne dass dies auf einer Verletzung dieser Klausel beruht,
• der empfangenden Partei bereits vor Offenlegung rechtmäßig bekannt waren,
• von einem Dritten rechtmäßig und ohne Vertraulichkeitsverpflichtung offengelegt wurden,
• aufgrund gesetzlicher Vorschriften, gerichtlicher Anordnung oder behördlicher Verfügung offengelegt werden müssen.

(4) Der Anbieter stellt durch technische und organisatorische Maßnahmen sicher, dass Gehaltsdaten verschiedener Kunden strikt voneinander getrennt sind (Mandantentrennung). Die Trennung erfolgt auf Datenbankebene mittels Row Level Security (RLS).

(5) Die Vertraulichkeitsverpflichtung besteht über das Ende des Vertrags hinaus für einen Zeitraum von drei (3) Jahren fort.

§13 Datenportabilität

(1) Der Kunde kann seine Daten jederzeit während der Vertragslaufzeit über die in der Plattform bereitgestellte Exportfunktion in maschinenlesbaren Formaten (CSV, JSON) exportieren.

(2) Nach Beendigung des Vertrags hat der Kunde innerhalb von 30 Kalendertagen die Möglichkeit, seine Daten zu exportieren. Der Anbieter unterstützt den Kunden auf Anfrage beim Datenexport.

(3) Nach Ablauf von 90 Kalendertagen nach Vertragsende werden alle kundenbezogenen Daten einschließlich Backups unwiderruflich gelöscht. Ausgenommen sind Daten, deren Aufbewahrung aufgrund gesetzlicher Vorgaben (insbesondere handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten) erforderlich ist. Diese werden nach Ablauf der gesetzlichen Frist gelöscht und sind in der Zwischenzeit für den regulären Zugriff gesperrt.

(4) Der Anbieter bestätigt dem Kunden auf Anfrage die vollständige Löschung der Daten schriftlich.

§14 Änderungen der AGB

(1) Der Anbieter behält sich das Recht vor, diese AGB mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, sofern die Änderung unter Berücksichtigung der Interessen des Anbieters für den Kunden zumutbar ist. Dies ist insbesondere der Fall bei:

• Anpassungen an geänderte gesetzliche Rahmenbedingungen oder Rechtsprechung,
• Anpassungen aufgrund technischer Entwicklungen,
• Einführung neuer Funktionen oder Dienste,
• Schließung von Regelungslücken.

(2) Der Anbieter wird den Kunden über Änderungen mindestens 30 Kalendertage vor deren Inkrafttreten per E-Mail an die hinterlegte Kontaktadresse informieren. Die Mitteilung enthält die geänderten Bestimmungen und den Zeitpunkt des Inkrafttretens.

(3) Widerspricht der Kunde den geänderten AGB nicht innerhalb von 30 Kalendertagen nach Zugang der Änderungsmitteilung in Textform, gelten die geänderten AGB als genehmigt. Der Anbieter weist den Kunden in der Änderungsmitteilung auf diese Rechtsfolge hin.

(4) Widerspricht der Kunde den geänderten AGB, hat der Anbieter das Recht, den Vertrag mit einer Frist von 30 Tagen zum Zeitpunkt des geplanten Inkrafttretens der Änderung zu kündigen.

§15 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG) und der kollisionsrechtlichen Verweisungsnormen.

(2) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist der Sitz des Anbieters, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, so wird hierdurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Anstelle der unwirksamen Bestimmung gilt diejenige wirksame Bestimmung als vereinbart, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.

(4) Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Textform (§126b BGB). Dies gilt auch für die Aufhebung dieses Textformerfordernisses.

(5) Der Kunde darf Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des Anbieters auf Dritte übertragen.

(6) Vertragssprache ist Deutsch. Im Falle von Widersprüchen zwischen verschiedenen Sprachfassungen ist die deutsche Fassung maßgeblich.